Design ditt Telefonsystem

Hvordan designe en IVR stemmehilsen for telefon?

Få en profesjonell flyt i telefonsamtalen med ditt Telefonsystem

Det er mange måter du kan hilse på kundene dine på telefon.

Men hvordan du velger å møte kundene på telefon betyr mye fordi en telfon hilsen skaper første inntrykket kunden får: “Din bedrifts ansikt” til verden. En automatisk telefonsamtale er ikke “bare” en automatisk telefonsamtale.

For å gi deg noen ideer for hvordan det kan bli gjort og hvordan du kan starte, ville vi gi deg noen forslag og eksempler for telefon IVR (Interactive Voice Response eller Interaktiv Stemme respons) stemmeforespørselsmeldinger for deg – se lengre ned

For å gi deg litt inspirasjon, har vi samlet noen eksempler av typiske IVR meldinger. De er nyttige for inspirasjon, men viktigst av alt – vær snill å design din egen personlige melding som passer din bedrifts identitet!

Når man tenker på stemmehilsener på telefon og en logisk telefonsamtaleflyt, må man designe samtalen ordentlig og minimere alle ekstra viderekoblinger på telefon, fordi det vil ikke gi verdi eller være til nytte for deg eller kunden.. Navigasjonen må være tydelig, logisk og rett fram uten hindre eller luper osv. – og mens du har en kunde på vent må du gjøre at ventetiden blir kortest mulig ved å velge den rette ventemusikken og kombinere den med relevante kunngjøringer og stemmeforespørsler (som å spørre etter invoicenummeret osv.)

Ideer for hvordan man kan bygge dine stemmehilsener på telefon.

Introduksjon

Vi har samlet noen eksempler… mer tekst her…

Klikk på tabbene for å høre…..

International Phone IVR Examples

1. Hilsener

Velkomst hilsener

Velkommen til IVRrecordings.com.
For å hjelpe deg raskt får du nå de følgende valgene.
For vår salgsrepresentant, trykk 1.
For vår regnskapsfører, trykk 2.
For …. , trykk 3
For personlig assistanse, trykk 9
Dersom du ønsker å høre denne meldingen på nytt, trykk 0

Heisann… og velkommen til IVRrecordings.com.
Vi er glad for å kunne hjelpe deg og vil sette deg over til vår neste ledige agent. Vær snill å holde linjen.

Lukket for natten / helgen

Velkommen til IVRrecordings.com.
Desverre er vi stengt for i dag. Våre vanlige åpningstider er alle ukedager fra 8.30 (am) – 16.00 (4 pm GMT)
I mellomtiden, er du velkommen til å sjekke ut vår nettside på IVRrecordings.com, hvor du kan lese om våre tjenester og bestille online.
Takk for at du ringte.

Hei… og velkommen til IVRrecordings.com.
Å nei… Vi har gått for dagen, men fortvil ikke… Fordi vi er tilbake neste arbeidsdag kl 8.30 (am). Takk for at du ringte – og ha det bra..!

Lukket i ferien

Velkommen til IVRrecordings.com.
Desverre er vi stenge på grunn av offentlig ferie. Vi er tilbake og svarer deg neste vanlige arbeidsdag kl 8.30 (am). I mellomtiden, er du velkommen til å sjekke ut vår nettside på IVRrecordings.com, hvor du kan lese om våre tjenester og bestille online.
Våre vanlige åpningstideer er alle ukedager fra 8.30 (am) – 16.00 (4 pm GMT)
Takk for at du ringte.

Hei der… og velkommen til IVRrecordings.com.
Å nei… dette skjer ikke – Vi er ikke på jobb på grunn av en offentlig feriedag. Vi er veldig lei oss, men du er velkommen til å ringe tilbake neste vanlige arbiedsdag fra kl 8.30 (am). Takk for at du ringte – og ha det bra..!

2. Melding på vent

Alle linjene er opptatt

Alle våre representanter er opptatt… vær snill å holde linjen, og vår neste ledige representant vil hjelpe deg så fort som mulig.

Beklager….. Vi er veldig travel for tiden – men vær så snill ikke forlat oss ettersom din samtale er viktig for oss.

Du er nummer 3 i køen. Vi svarer så fort som mulig

Vi er fremdeles opptatt – takk for tålmodigheten.

Endelig – Du er nå først i køen for å prate med oss.

3. Stemmeforespørsler

Andre ekstra meldinger – husk!

Takk… du har trykket 1 og du blir nå satt over til vår neste ledige salgsrepresentant

Hvis du ønsker at vi ringer deg tilbake, vær snill å press X

Vær snill å skrive inn telefonnummeret du ønsker at vi skal ringe deg opp igjen på, og avslutt med å trykke #

Hvis du ønsker å legge igjen en beskjed, vær snill å trykke X

Vær snill å spill inn en kort melding og inkluder navnet og telefornnummeret ditt. Du kan starte etter pipetonen. Når du er ferdig, legge på.

Samtalen din kan bli tatt opp for interne grunner eller opplæring.

4. Kunngjøringer

Kunngjøringer

Dersom du ønsker å finne ut mer om våre spesielle tilbud, vær snill å besøke hjemmesiden vår på:

www.IVRrecordings.com

Forresten, visste du at vi har nettopp åpnet nye kontorer i Berlin og London!

Sjekk ut hjemmesiden vår – denne måneden får du 10% avslag hvis du bestiller online!

Visste du at den 15. desember så har vi 15% avslag på alle fotobøker!!

Eksempel for et Planetarium- Informasjonsmeldinger for hvert 30. sekund mens de venter i telefonkøen.
Visste du at stjernene skinner fordi de er tunge nok til at de produserer fusjon i kjernen. jo tyngre en stjerne er, jo varmere og jo mer blått lys vil bli sendt ut. Hvis en stjerne er lysere og kaldere, så vil den sende ut hovedsaklig rødt lys.

Eksempel for en logistisk bedrift – Informasjonsmelding hvert 20.-35. sekund når kunden venter på telefonen
Visste du at hver dag så leverer vi XX tonn varer ved hånddeling av XX pakker.

Kanskje du tenker – “Men vi har ingen interessant informasjon som vi kan gi til kundene…” …men du vet… informasjon kan være “sunn fornuft” eller “det er ikke interessant” fordi du har visst informasjonen lenge. Og dersom kunden din allerede vet informasjonen du gir, så er det fremdeles en god måte å forkorte en lang køtid på.

Bestill nå

Mål
Først av alt må du definere målet med ditt telefonsystem. Ser du på det som en service for kundene – eller kun et nyttig verktøy?
Stil
Hvordan er bedriften din? Anstendig og seriøs, bedrift til bedrift (B2B) eller jordnær, smiler alltid og ung osv. – Og hvilket intrykk ønsker du å gi kundene dine når de ringer til bedriften din?
Stemmetype
Det er ganske viktig at du bestemmer hvilken type stemme du ønsker å representere bedriften din… Fordi hver stemme har sitt eget særpreg og sin egen identitet… akkurat som din bedrift! Så en god match er viktig.
Manuskript
I et godt skrevet manuskript kan man nesten høre “lyden” av stemmen som leser/forteller det. I manuskriptet må du også huske å ikke skrive det med “tekst språk”, men som om det er tale.

Flere eksempler for inspirasjon

International Phone IVR Examples

Kombinert Voiceover og Musikk

Du kan også velge å legge til musikk til ventemeldingene. Du unngår ikke bare å betale Koda/Gramex for musikken, men du gir også kundene en ekstremt profesjonell opplevelse på telefonen. Det gjør også ventingen mindre kjedelig – og kundene deres vil ikke ha noe imot å vente

Voiceover på flere språk (for eks. Dansk, Tysk, Engelsk, Fransk, Spansk osv.)

La oss anta, for eksempel, at du bruker både norsk og dansk som språk på telefon. Det kan høres slik ut:

Velkommen til firma X. Vent et øjeblik.
Velkommen til X bedrift. For norsk, trykk 9. du har de følgende valgene. For kundeservice, trykk 1. For…

Hilton Copenhangen Airport

Kombinert MANN og DAME stemme

For å gjøre ting enda mer umiddelbart og personlig har du en mulighet til å bruke både en mannlig og en kvinnelig stemme

Meldingen din kan høre slik ut:

(Norsk mann) Velkommen til X bedrift. Vær snill å vent.
(Tysk dame) Willkommen bei Firma X. Für Norwegisch, drücken Sie bitte neun.
(Norsk mann) Nå har du de følgende valgene. For kundeservice, klikk 1 for …..

Husk at du har mange valg. Det er ingen begrensninger andre enn din egen fantasi og formalitetsnivået du ønsker.

Her er et eksempel på hvordan man kan kombinere mannlige og kvinnelige stemmer. Dette er slik det kan høres ut:

Combined IVR with male and female voice

Legg til et bilde her…

Bestill nå

Dette er generelt hvordan du vil og forventer at kundene dine skal føle seg når de ringer din bedrift.

…men ofte er sannheten ganske anderledes når de får din Hilsen som Stemmemelding.

Før ble kundene dine møtt med rar ventemusikk

…så lytter han til den rareste meldingen
Telefon meldinger i feil rekkefølge.

…Og til slutt etter en laaaaang ventetid

så blir han kastet ut av linjen.

La oss på IVRrecordings.com hjelpe deg for en bra IVR løsning.

Design ditt Telefonsystem

Hvordan designe en IVR stemmehilsen for telefon?

Ideer for hvordan man kan bygge dine stemmehilsener på telefon.

Velkomst hilsener

Lukket for natten / helgen

Lukket i ferien

Alle linjene er opptatt

Andre ekstra meldinger – husk!

Kunngjøringer

Mål

Stil

Stemmetype

Manuskript

Flere eksempler for inspirasjon

Dette er generelt hvordan du vil og forventer at kundene dine skal føle seg når de ringer din bedrift.

…men ofte er sannheten ganske anderledes når de får din Hilsen som Stemmemelding.

Ønsker du å se profesjonell ut?

Kontakt oss

Bestill nå!!